Cách Viết Mail Xin Việc & Gửi Email Cho Nhà Tuyển Dụng Phù Hợp Nhất 2024
I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc
Cách viết mail xin việc không phải là một quá trình phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì thì công bằng mà nói sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách gửi mail cho nhà tuyển dụng nhỉ?
Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi thực hiện viết email xin việc, đó là việc đặt tên email và tên hiển thị email.
Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình trong cách gửi email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới, nghiêm túc và chỉn chu khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.
Lời khuyên dành cho việc đặt tên email của bạn là nên chứa tên và họ của bạn, nó cũng có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh cá nhân bạn, chẳng hạn như: hoanguyen1998@gmail.com hay lehuy137@gmail.com
Thông qua những tên email đơn giản nhưng cực kỳ nghiêm túc như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái và chú ý hơn khi nhận được email xin việc của bạn.
Tên hiển thị email
Tên hiển thị email là điều quan trọng và cực kỳ cần lưu ý trong cách gửi email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều đáng tiếc mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.
- Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn vào phần Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
- Bước 2: Chọn mục Edit info (chỉnh sửa thông tin)
- Bước 3: Bạn thực hiện sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)
II. Cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất.
Tiêu đề email xin việc
Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp khá phổ biến có thể xảy ra:
Với trường hợp này, thông thường ở cuối phần nội dung thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu cụ thể của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc của mình thông qua địa chỉ "XXX@gmail.com" với tiêu đề được hiển thị rõ ràng: "Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty".
Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty - Ngày ứng tuyển
Chẳng hạn:
Nguyễn Thị Mai - Ứng tuyển vị trí nhân viên kiểm kho - ABC Group - 12/09/2024
Nội dung email xin việc
Hãy mở đầu nội dung của phần email xin việc bằng cụm từ "Kính gửi" để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc với người nhận email. Bạn không nên dùng từ như "Gửi" hay "Thân ái gửi" vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và thậm chí là làm giảm đi tính lịch sự.
Có 2 trường hợp thường có thể xảy ra:
Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân nào đó, vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị - Tên phòng ban. Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Thu - Bộ phận tuyển dụng.
Bạn không biết rõ cá nhân trực tiếp nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận nào mà thôi. Với trường hợp này bạn nên ghi như sau: Kính gửi Bộ phận - Tên Công ty. Chẳng hạn như là: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự - Công ty TNHH ABC.
Phần nội dung trong cách email xin việc, sẽ bao gồm:
- Giới thiệu vắn tắt thông tin về bản thân bạn
- Mục đích viết email hay mục tiếc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
- Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật của mình để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá phù hợp cho vị trí bạn ứng tuyển
Ở phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí và xem xét lá đơn của bạn.
Chữ ký email
Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp mang tính cá nhân sẽ bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Một số thông tin liên lạc khác như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, ...
- Nghề nghiệp (nếu có)
Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chi tiết để tạo chữ kỹ trong email:
Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy thực hiện sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email cực kỳ chuyên nghiệp rồi phải không?
Đính kèm các tài liệu trong email xin việc
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email thông thường sẽ bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ cá nhân chứng minh thành tích, năng lực đi kèm khác.
Tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ cần chuẩn bị và đính kèm các tài liệu cụ thể sao cho phù hợp. Phần lớn ngày nay tất cả CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi trực tiếp gửi email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp được tích hợp sẵn trong phần soạn thảo.
Về tài liệu đính kèm, bạn nên để nó lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin của bạn không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng. Hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau thì khi đó dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông nhiều. Về cách đặt tên file thì hãy chú ý nên là tiếng Việt không dấu.
Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban đang tuyển dụng
- Nội dung email
Các tài liệu kèm theo: nên để tên của tài liệu dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
- Phần từ "Kính gửi" của bạn nên được in đậm
- Văn phong nên trang trọng, lịch sự, nghiêm túc không nên sử dụng quá nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
III. 12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp
- Việc nhận được email được gửi tới của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người. Và tất nhiên là việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, để tránh hết mức việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn vào phần "trả lời tất cả", trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách của email đều cần phải nhận được email.
- : Để tạo được những ấn tượng cá nhân ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những nội dung mang tính biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn cá nhân thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu của email và đặc biệt hãy nhớ không được rút gọn tên của họ.
- Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than trong Email, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất nhằm mục đích thể hiện sự phấn khích. Hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng tới các dấu chấm than.
- Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn đôi khi không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm cá nhân trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp ví dụ như khi viết email xin việc, bạn nên chú ý loại bỏ sự hài hước ra khỏi nội dung đề cập trong email.
- 'Yours sincerely' là cụm từ nên được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.
- 'Yours faithfully' được sử dụng trong trường hợp viết thư cho người mà bạn chưa gặp.
- 'Sincerely' nên dùng trong nội dung thư xin việc, thể hiện sự chân thành.
- 'Best Regards' thể hiện sự trân trọng, có thể dùng từ này trong đa số trường hợp
- : Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho nội dung và bố cục email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo cảm giác thiện cảm cho người nhận được email của bạn.
- : Có thể rất khó cho bạn khi trả lời tất cả các email gửi đến cùng một lúc, nhưng hãy cố gắng để làm điều đó. Cho dù đó có thể là những email bị gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email mà bạn nhận được có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ, và thậm chí đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi có làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.
- : Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả của các nhà phát triển, mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần nữa nội dung email trước khi gửi.
- Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi một cách bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lỗi chính tả. Điều này có thể do bạn vô tình nhấn phải một phím chức năng nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận cụ thể vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.