Hướng Dẫn Sử Dụng Dịch Vụ Vận Chuyển
KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển (HVC). Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới HVC sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.
- Để bật tính năng:
- Các vận đơn KHÔNG cần xác nhận của cửa hàng mà tự động chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn.
- : mặc định không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này, hệ thống sẽ tính phí khai giá theo tổng giá trị hàng hóa của hóa đơn. Mức phí & hạn mức đền bù được áp dụng theo chính sách của HVC.
- Hệ thống cho phép sửa giá trị khai giá
- Nếu HVC không hỗ trợ dịch vụ khai giá hoặc Giá trị vượt quá Giá trị hãng cho phép, hệ thống hiện thông báo: hoặc (thông báo tùy theo từng hãng) và không chọn được dịch vụ của hãng.
- : bạn có thể chọn 1 trong 3 lựa chọn sau để bưu tá thực hiện khi giao hàng
- Bật/tắt Đối tác giao hàng
- Chọn dịch vụ giao hàng mặc định:
- Tất cả các hóa đơn có tích chọn giao hàng ở màn hình sẽ mặc định được giao bằng dịch vụ này khi ấn
- Dịch vụ giao hàng thuộc nhóm nào được chọn thì Nhóm đó sẽ là Tab hiển thị đầu tiên
- Các dịch vụ mở rộng (Bên trả phí, lưu ý khi phát, ...) sẽ hiển thị theo dịch vụ giao hàng mặc định đã chọn ở trên.
- Thiết lập này được lưu theo tài khoản trên gian hàng.
Trên pop-up, hệ thống cho phép:
- Nếu yêu cầu giao hàng được hãng tiếp nhận thành công hệ thống ngay lập tức trả về ở màn hình Quản lý hóa đơn.
- Dịch vụ : là dịch vụ vận chuyển hỗ trợ shop gửi nhiều mẫu (size, mẫu mã, chủng loại...) để khách nhận hàng tùy chọn và tính phí 1 lần giao hàng như bình thường. Các sản phẩm khách không lấy sẽ được trả về shop theo hình thức đơn hoàn 1 phần, phí chuyển trả sẽ do hãng vận chuyển quy định.
- Trên KiotViet hiện tại đang có 2 hãng vận chuyển là GHN và J&T cung cấp dịch vụ .
Cụ thể như sau:
- Khi sử dụng dịch vụ , đơn hàng gửi đến người nhận có thể xảy ra 1 trong 3 trường hợp sau:
- Tùy vào thông tin shop thống nhất với người nhận khi lên đơn hàng, shop có thể tạo đơn COD bao gồm tổng tiền hàng của tất cả sản phẩm được gửi trong đơn hoặc chỉ ghi nhận thành tiền của một vài sản phẩm trong đơn.
- : J&T tự sinh 1 đơn có mã [Mã vận đơn-001] để chuyển trả các sản phẩm còn lại về shop. Đơn này sẽ là đơn chuyển hoàn 1 phần.
-
- Tiến trình 1 đơn hàng sử dụng dịch vụ theo các hãng vận chuyển như sau:
- từ màn hình : Nếu cần cập nhật tiền COD, shop cần gửi yêu cầu thay đổi COD bằng cách tạo .
-: xử lý như đơn bình thường.
- Tiền cước phí khi tạo đơn không thay đổi so với đơn bình thường.
- Tiền cước phí chỉ thay đổi khi đơn giao 1 phần hoàn thành tùy theo quy định của hãng vận chuyển.
- Để có thể lọc nhanh các đơn giao hàng một phần sau khi tạo đơn, bạn có thể ghi nhận: "Giao 1 phần" vào thông tin hóa đơn.
- Những hóa đơn được chọn giao bởi HVC, thông tin vận đơn hay trạng thái giao hàng sẽ tự động được đồng bộ cập nhật, ngay khi HVC có thay đổi thông tin giao vận
- Giá trị = Tổng phí giao trên vận đơn HVC trả về, không quan trọng bên trả phí là Người nhận hay Người gửi
- Khi được cập nhật (tự động từ HVC), hệ thống sẽ cập nhật giá trị = tổng cước phí HVC cập nhật sang
- Giá trị = Tổng cước phí - Phí trả ĐTGH
- Giá trị = Tiền thu hộ (COD) + Người nhận trả phí
Bảng này sẽ liệt kê chi tiết hành trình, thông tin cập nhật của đơn giao hàng theo dữ liệu được đồng bộ từ HVC bao gồm: thời gian thay đổi trạng thái, vị trí bưu cục, các thay đổi của gói hàng, cước phí...
- Hàng hóa, số lượng, đơn giá như ở hóa đơn gốc.
- Hoàn trả thu khác đúng với Thu khác ở hóa đơn gốc. (Kể cả trong trường hợp loại thu khác đó thiết lập Không hoàn trả thu khác khi trả hàng)
- Nếu có áp dụng Khuyến mại hoặc Giảm giá hóa đơn thì hoàn trả toàn bộ khuyến mại và giảm giá.
- Tiền trả khách = 0.
- Phí trả hàng = 0.
- Nếu gian hàng thiết lập , khi nhận được hàng hoàn từ HVC, bạn kích (1) trên từng đơn hoặc chọn trong (2) khi cập nhật thông tin nhiều đơn.
Với giao dịch được tạo tự động từ hóa đơn có vận đơn :
- Mã phiếu trả hàng bắt đầu bằng CH+ {Mã hóa đơn} (1)
- Quản lý độc lập thông tin vận đơn - đơn giao hàng.
- Quản lý trạng thái giao hàng rõ ràng, tường minh.
- Quản lý tình trạng thanh toán chi tiết hơn - tổng COD, tổng phí vận chuyển, Mã phiếu đối soát.
- Không được hủy bỏ và hiện thông báo: "Trả hàng tự động từ hóa đơn chuyển hoàn không thể hủy." (3)
- Trên màn hình , bạn vào menu , chọn
- Trên danh sách vận đơn, bạn có thể tìm kiếm, lọc vận đơn phía bên trái màn hình
-
Hệ thống hỗ trợ việc thanh toán không chỉ tiền thu hộ COD mà còn tiền Phí trả ĐTGH hoặc đã khấu trừ Phí trả ĐTGH vào tiền thu hộ trên một hoặc nhiều hoá đơn. Hệ thống hỗ trợ 3 cách thanh toán với đối tác giao hàng như sau
- Trên thông tin (1), bạn kích (với các phiếu đối soát ≥0) hoặc (với các phiếu đối soát <0) (2)
- Nếu có vận đơn lệch đối soát, gian hàng cần thực hiện khớp vận đơn để có thể tiến hành tạo phiếu thanh toán