Hủy Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Kèm Mẫu Biên Bản Từ Viettel

Nhiều khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử có thắc mắc rằng: câu trả lời cho thắc mắc này là . Hóa đơn điện tử khi hết hạn lưu trữ theo quy định và không có thêm chỉ đạo, quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được quyền tiêu hủy. Việc tiêu hủy cần đảm bảo không gây ảnh hưởng tới các hóa đơn chưa tiêu hủy và sự hoạt động của toàn hệ thống.

Hiện nay, quy trình hủy hóa đơn điện tử được quy định tại của Bộ Tài chính và của Chính phủ, (Khoản 3, Điều 14).

Thông tư của Bộ Tài chính số 39/2014/TT-BTC yêu cầu hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Nghị định 119/2024/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử có mã xác thực) thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác phải hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (Khoản 3, Điều 14).

1.2. Các trường hợp được thực hiện hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn điện tử chỉ được tiến hành trong sau:

2. Hướng dẫn cách xử lý hủy hóa đơn điện tử Viettel

2.1. Trường hợp 1: Xử lý hủy hóa đơn điện tử viết sai khi chưa giao hàng, chưa gửi tới người mua

: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn hủy giao dịch.

: Người sử dụng nhấn vào icon có hình mũi tên xổ xuống của dòng tương ứng với hóa đơn cần hủy giao dịch. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để lựa chọn.

: Người sử dụng tiến hành "Hủy giao dịch". Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ "Hủy giao dịch".

Người sử dụng tiến hành nhập các thông tin theo bảng hướng dẫn bên dưới.

: Người sử dụng nhấn nút "Cập nhật" để thực hiện hủy giao dịch.

2.2. Trường hợp 2: Xử lý hủy hóa đơn điện tử xuất sai khi đã giao hàng, đã gửi tới người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế theo quy định tại Thông tư 39 của Bộ Tài chính để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ " ".

: Tra cứu để tìm ra hóa đơn cần thay thế.

: Nhấn vào icon mũi tên xổ xuống của dòng tương ứng với hóa đơn cần thay thế thông tin. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để người sử dụng lựa chọn.

: Người dùng chọn "Lập hóa đơn thay thế", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ "Lập hóa đơn thay thế".

2.3. Trường hợp 3: Với hóa đơn đã kê khai thuế thì không được hủy, chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn gốc đã được kê khai thuế, chưa kịp hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh, đã thanh toán mới được điều chỉnh tiền.

Hệ thống chỉ hỗ trợ người dùng điều chỉnh giảm tiền hàng nhỏ hơn hoặc bằng số tiền gốc của hóa đơn.

: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn điều chỉnh tiền.

: Nhấn vào icon mũi tên xổ xuống tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách thao tác người sử dụng lựa chọn.

: Người dùng chọn "Điều chỉnh tiền", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ "Điều chỉnh tiền".

Hệ thống cũng cho phép điều chỉnh giảm tiền hàng hóa đúng bằng số tiền của hóa đơn gốc.

Sau khi thực hiện thành công hóa đơn điều chỉnh tiền, hệ thống sẽ sinh ra 1 hóa đơn mới có trạng thái "Điều chỉnh tiền", hóa đơn gốc chuyển sang trạng thái "Bị điều chỉnh tiền" và cả 2 hóa đơn đều có giá trị.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu,... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Chỉ hóa đơn gốc đã được kê khai thuế (đã thực hiện chức năng "Cập nhật kê khai thuế" theo tháng tại menu "Quản lý hóa đơn"/"Cập nhật kê khai thuế"), chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh thông tin, đã thanh toán thì mới được phép điều chỉnh thông tin.

Theo Điều 3, Khoản 7, , hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh trên hóa đơn khi lập hóa đơn điều chỉnh thông tin.

: Hệ thống không cho phép người dùng điều chỉnh thông tin về tên người mua/tên đơn vị/địa chỉ khi thực hiện điều chỉnh thông tin.

: Kiểm tra thông tin về hóa đơn cần điều chỉnh

Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo lỗi.

: Người sử dụng điều chỉnh thông tin trên cửa sổ điều chỉnh thông tin.

Các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa. Các thông tin này bao gồm:

- Người sử dụng nhấn nút "Lập hóa đơn" để lập hóa đơn điều chỉnh thông tin:

+ Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.

+ Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thông tin thành công.

- Hệ thống sẽ thông báo "Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán, Số hóa đơn, Mã số bí mật" sau khi thực hiện cập nhật.

- Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên "Danh sách hóa đơn".

- Người sử dụng nhấn nút [x] hoặc nút "Đóng" để đóng cửa sổ lập hóa đơn điều chỉnh thông tin.

: Sau khi thực hiện thành công hóa đơn điều chỉnh thông tin, hệ thống sẽ sinh ra 1 hóa đơn mới có trạng thái "Điều chỉnh thông tin", hóa đơn gốc chuyển sang trạng thái "Bị điều chỉnh thông tin" và cả 2 hóa đơn đều có giá trị.

2.4. Trường hợp 4: Xử lý hủy hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hiện tại cơ quan thuế mới chỉ tiến hành thí điểm tại số ít doanh nghiệp. Hầu hết các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều chưa áp dụng hình thức kinh doanh chính thức này nên không thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử có mã xác thực ( hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

3. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119: "Thông báo hủy hóa đơn điện tử (mẫu số 04)" có dạng sau đây.

4. Hủy hóa đơn giấy khi sử dụng hóa đơn điện tử

. Với doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy thì tiếp tục sử dụng, với doanh nghiệp hết hóa đơn giấy thì chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để kịp thời hoàn thành các thủ tục hủy hóa đơn giấy khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn trên, các doanh nghiệp nên chuẩn bị càng sớm càng tốt.

Cách thực hiện hủy hóa đơn giấy khi sử dụng hóa đơn điện tử như sau.

Bộ hồ sơ hủy hóa đơn gồm 4 loại giấy tờ sau:

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, thuận tiện cho doanh nghiệp khi sử dụng. Hiện nay, Viettel cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice với các ưu điểm là hạ tầng lớn, bảo mật an toàn, dễ sử dụng. Khách hàng có nhu cầu có thể sử dụng dịch vụ này của Viettel để có những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

là một trong những thông tin mà các doanh nghiệp, đơn vị phải nắm chắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử để tránh những sai sót. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel Solutions có thể tìm hiểu thông tin cụ thể thông qua hotline (miễn phí) hoặc địa chỉ website: và FB: . Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!