Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh

→ Để thay thế cho "

6. Ký tên [Signing off]

Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:

Các bước để có một email chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định tính trang trọng của email

Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý.

Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè.

Bước 2: Xác định cấu trúc của email

Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:

• Thư mở đầu
• Đoạn giới thiệu: gồm lý do hoặc lời cảm ơn
• Nội dung email: Gồm một hoặc nhiều đoạn khác nhau nêu lên được đầy đủ các ý chính của email
• Chuẩn bị kết thúc: Nêu những mong đợi từ người nhận thư, yêu cầu phản hồi hoặc một lời đề nghị gặp
• Chào kết
• Tên hoặc chữ ký

Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Những mẫu câu viết email quen thuộc

1. Mẫu câu trình bày lý do viết email

Phần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:

→ Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề

→ Tôi thay mặt...viết email này để...

→ Xin ông / bà / công ty cho phép tôi...

Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị

Yêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:

→ Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về...

→ Xin ông / bà / công ty vui lòng...

→ Chúng tôi rất quan tâm đến... và muốn...

→ Chúng tôi đã cẩn thận xem xét... và mong muốn được...

3. Mẫu câu xin lỗi người nhận email

Trong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng...

→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về...

→ Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do...

4. Đề cập đến tài liệu đính kèm

Gửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:

→ Xin lưu ý đến....đã được đính kèm trong email.

→ Bạn sẽ tìm thấy...được đính kèm trong email này.

→ Tôi đã đính kèm...

→ Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.

5. Mẫu câu kết thúc email

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

→ Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

→ Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to...

→ Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã...

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

→ Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.

Cách viết email bằng tiếng anh trong công việc

Trong công việc, đa số các email đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu:

Nếu người nhận email là phụ nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Sử dụng Miss cho những phụ nữ chưa lập gia đình. Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận email, có thể sử dụng kiểu câu sau.

Cần lưu ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy xưng họ với Last Name.

Chẳng hạn người nhận thư có tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong trường hợp người nhận là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ và tên.

Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần nội dung chính

Phần nội dung chính giúp làm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin quan trọng sẽ nằm trong phần này. Do đó, bạn cần chú ý đến cấu trúc, cách lập luận và ngôn ngữ sử dụng.

Nếu có khách hàng hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:

Thanks for contacting Meta Media

Nếu công ty tuyển dụng gửi email xác nhận những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, bạn có thể viết như sau:

I am very happy to receive your email.

Với việc bạn nói "Rất vui khi nhận được email" sẽ giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử lịch sự. Điều này sẽ có tác dụng đối với những email quan trọng.

Trường hợp mà bạn chủ động viết email cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

I am writing to make a hotel reservation to ....

→ Tôi đang viết để đặt phòng khách sạn đến ...

I am writing with regard to your registration of ....

With reference to our telephone conversation ....

Với nội dung này, bạn có thể bắt đầu bằng các kiểu câu như:

Could you please let me know...?

→ Bạn có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ....

→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu bạn gửi tôi

Please let me know...

→ Làm ơn hãy cho tôi biết

We are happy to let you know that ...

→ Chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng ...

We are willing to ...

→ Chúng tôi sẵn lòng ...

Should you need any further information, please to contact ...

→ Nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ ...

We regret to inform you that ...

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng ...

I am writing to expres my dissatisfaction with ...

→ Viết viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về ...

We regret to inform you that ...

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng ...

I am interested to hear ...

→ Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về ...

We would like to apologize for ...

→ Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về ...

Please accept our dearest apologies for ...

→ Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho ...

I am afraid I will not be able to ...

→ Tôi e rằng tôi không thể ...

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau:

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu bao gồm những lời chào hỏi tương tự như email trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

2. Phần nội dung chính

Just a quick note to ...

→ Mình chỉ muốn viết đôi dòng để ...

This is to invite you to ...

→ Email này để mời bạn ...

I wanted to let you know that ...

→ Mình muốn báo cho bạn biết rằng ...

I'm writing to tell you about ...

→ Mình muốn viết thư cho bạn để kể về ...

Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you.

→ Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn

I was wondering if you could

→ Mình băn khoăn không biết bạn có thể

Do you think you could

→ Bạn có thể

Can you call me

→ Cậu có thể gọi cho tớ

I'm sorry, but I can't ...

→ Tớ xin lỗi, nhưng ...

I'm happy to tell you that ...

→ Tôi vui mừng thông báo rằng ...

Do you need a hand with ...

→ Bạn có cần tôi giúp một tay với việc ...

→ Cậu có muốn tớ ...

I'm sorry to say that you're ...

→ Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn ...

I hope you won't mind me saying that ...

→ Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng ...

• I'm sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)
• I promise it won't happen again.Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)
• I'm sorry, but I can't Tớ xin lỗi nhưng tớ không thể

I'm attaching/sending you

→ Tôi đã gửi kèm trong mail

Sorry, but I can't open it. Can you send it again in PDF format?

→ Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

3. Phần kết thúc

Trước khi kết thúc thư phải thêm các câu sau:

Hope to hear from you soon.

→ Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)

I'm looking forward to seeing you.

→ Tôi rất mong được gặp bạn)

Kí tên và kết thúc thư:

• Thanks, (Cảm ơn)
• With gratitude, (Với lòng biết ơn)
• Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)
• Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)
• Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)
• Love (Yêu thương)
• Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)