Bạn Đã Biết Cách Trình Bày Email Chuyên Nghiệp?
Khi Internet ngày càng phát triển và lan rộng thì hầu như mọi việc trong cuộc sống đều diễn ra trên đó. Internet trở thành kênh thông tin, trao đổi, làm việc gần như mạnh mẽ hơn việc gặp gỡ trực tiếp, vì vậy mọi vấn đề cần trao đổi giữa các cá nhân, doanh nghiệp đều được thông qua email. Mặc dù phổ biến nhưng không phải ai cũng biết cách trình bày email chuyên nghiệp phù hợp với từng môi trường kinh doanh hay công việc. Đặc biệt là với các email mời chào hợp tác hay xin việc, bởi n ếu email trình bày lung tung và nghiêp dư sẽ không nhận được sự đánh giá cao, thậm chí là không được xem đến. Bài viết này VietISO sẽ chia sẻ các cách trình bày nội dung email chuyên nghiệp nhất.
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
* Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
* Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm
* Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
* Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư
* Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn
* Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@
Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:
* Nội dung liên lạc cần được lưu lại
* Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
* Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì
* Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
* Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác.
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là : "... Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể ..."
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn "reply" ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
* Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần
* Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
* Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như "2day I buy lunch 4 you", "khách hàng là người iu thích kinh doanh" hay "muốn mở lớp muh hông có giáo viên"
* Cách hàng giữa các ý
* Sử dụng nhiều gạch đầu dòng (bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể
* Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
* Đọc lại một lần trước khi nhấn "send" để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn:
* Chào: "Dear ..." hoặc "Hi ..."
* Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
* Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
* Kết thúc thư bằng câu chào như "Regards" hoặc "Your faithfully". Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày
Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không. Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ.
Trước khi nhấn "Reply to all" thay vì "Reply", hãy cân nhắc. Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.